Dịch vụ làm bảng lương trọn gói chính xác, bảo mật, đúng luật

Dịch vụ làm bảng lương giúp doanh nghiệp giao toàn bộ việc tính lương, kê khai bảo hiểm và thuế thu nhập cá nhân cho một đơn vị chuyên môn, thay vì tự xử lý bằng Excel mỗi tháng. Khi số lượng nhân sự tăng và quy định liên tục thay đổi, một sai sót nhỏ trong bảng lương có thể kéo theo truy thu, phạt chậm nộp và làm giảm niềm tin của người lao động.

Bài viết giải thích dịch vụ làm bảng lương bao gồm những gì, doanh nghiệp nào nên thuê và vì sao HR2B là đối tác đáng cân nhắc.

Tóm tắt nhanh:

• Dịch vụ làm bảng lương là hình thức thuê ngoài việc tính lương hàng tháng, kê khai BHXH, khấu trừ thuế TNCN và phát hành phiếu lương.
• Khác với phần mềm tính lương chỉ cung cấp công cụ, dịch vụ thuê ngoài chịu trách nhiệm vận hành và đảm bảo tuân thủ thay cho doanh nghiệp.
• HR2B cung cấp dịch vụ tính lương từ năm 2006, hiện trả lương cho hơn 8.000 người lao động và đạt chứng nhận bảo mật thông tin ISO 27001:2022.
• Dịch vụ phù hợp nhất với doanh nghiệp chưa có chuyên viên C&B, doanh nghiệp FDI mới vào Việt Nam, doanh nghiệp có cơ cấu lương phức tạp hoặc cần bảo mật thông tin lương.

1. Dịch vụ làm bảng lương là gì?

Dịch vụ làm bảng lương là hình thức doanh nghiệp giao toàn bộ hoặc một phần quy trình tính lương cho một đơn vị bên ngoài. Đơn vị này tính lương, thưởng, phụ cấp và các khoản khấu trừ, kê khai bảo hiểm và thuế thu nhập cá nhân theo quy định hiện hành. Doanh nghiệp chỉ cần cung cấp dữ liệu chấm công, biến động nhân sự và duyệt bảng lương trước khi chi trả.

Hiện doanh nghiệp có ba cách để làm bảng lương. Mỗi cách làm sẽ có những điểm khác biệt như sau:

2. Dịch vụ làm bảng lương của HR2B bao gồm những gì?

Dịch vụ làm bảng lương của HR2B bao trọn chu kỳ lương hàng tháng, từ lúc nhận dữ liệu công đến khi người lao động nhận phiếu lương và các khoản bảo hiểm, thuế được kê khai đúng hạn.

2.1. Các hạng mục chính

• Chuẩn hóa cấu trúc bảng lương: Rà soát các khoản lương, phụ cấp, thưởng và khấu trừ hiện có, đối chiếu với thang lương, bảng lương mà doanh nghiệp phải xây dựng theo Bộ luật Lao động 2019.
• Tính lương hàng tháng: Tính lương cho toàn bộ nhân viên dựa trên dữ liệu chấm công, tăng ca, nghỉ phép, phụ cấp, thưởng và các khoản khấu trừ.
• Bảo hiểm bắt buộc: Kê khai và báo cáo đóng BHXH, BHYT, BHTN hàng tháng theo quy định.
• Thuế thu nhập cá nhân: Khấu trừ thuế TNCN khi trả lương, kê khai định kỳ và hỗ trợ quyết toán cuối năm.
• Phiếu lương và giải đáp: Phát hành phiếu lương cá nhân và trả lời thắc mắc của người lao động về các khoản trên phiếu.
• Báo cáo và lưu trữ: Tổng hợp báo cáo chi phí lương cho ban lãnh đạo và lưu trữ dữ liệu theo tiêu chuẩn bảo mật.

2.2. Quy trình làm bảng lương hàng tháng

• Thu thập và chuẩn hóa dữ liệu: HR2B tiếp nhận dữ liệu chấm công cùng các biến động nhân sự trong kỳ, sau đó chuẩn hóa để mọi phép tính phía sau đều nhất quán và chính xác. Với doanh nghiệp mới chuyển từ Excel sang, HR2B chuẩn hóa dữ liệu đầu vào trước kỳ lương đầu tiên để tránh sai lệch giữa cách tính cũ và mới.
• Đối chiếu và xác nhận dữ liệu: Dữ liệu lương do khách hàng cung cấp được xác nhận lại với nguồn, đồng thời bảng tính được kiểm soát theo quy trình nội bộ nhằm giảm tối đa nhầm lẫn và sai sót.
• Thiết lập công thức và chính sách: Mỗi khách hàng có cấu trúc lương riêng theo yêu cầu, nhưng các quy định về bảo hiểm và thuế TNCN vẫn được cài đặt đồng bộ trên hệ thống. Nhờ đó, bảng lương được tính tự động và thống nhất cho toàn bộ nhân sự.
• Lập bảng tính lương: Từ công thức đã thiết lập, HR2B tính tổng thu nhập, các khoản khấu trừ và lương thực nhận của từng nhân viên. Những trường hợp đặc biệt như nghỉ việc hay điều chỉnh lương giữa kỳ đều được rà soát kỹ.
• Kiểm tra và phê duyệt: Bảng lương được soát lại lần cuối để bảo đảm cơ cấu thu nhập và tổng quỹ lương khớp với ngân sách đã duyệt. Bước này xác nhận tính hợp lệ về tài chính và giảm nguy cơ tranh chấp sau khi chi trả.
• Gửi báo cáo lương và phiếu lương: Doanh nghiệp nhận báo cáo lương, còn từng nhân viên nhận phiếu lương riêng qua hệ thống bảo mật, thể hiện rõ các khoản thu nhập và khấu trừ. HR2B tiếp nhận và giải đáp thắc mắc của nhân viên trước khi chốt kỳ lương.
• Lưu trữ hồ sơ và báo cáo: Khi kỳ lương kết thúc, bảng lương cùng chứng từ thuế và bảo hiểm được lưu trên hệ thống, sẵn sàng cho kiểm toán và quyết toán. Dữ liệu này cũng giúp doanh nghiệp theo dõi biến động quỹ lương và xây dựng kế hoạch tài chính bền vững.

3. Vì sao chọn dịch vụ làm bảng lương của HR2B?

HR2B kết hợp kinh nghiệm quản trị lương hơn 20 năm, tiêu chuẩn bảo mật quốc tế và góc nhìn của một đơn vị nhân sự, thay vì chỉ tính đúng các con số.

3.1. Hơn 20 năm kinh nghiệm quản trị lương

HR2B hoạt động trong lĩnh vực nhân sự tại Việt Nam từ năm 2003 và cung cấp dịch vụ tính lương từ năm 2006. Hiện HR2B trả lương cho hơn 8.000 người lao động tại các doanh nghiệp FDI và doanh nghiệp Việt Nam. Kinh nghiệm này giúp đội ngũ xử lý nhanh các tình huống khó như nhân sự nghỉ giữa tháng, lương người nước ngoài hay cơ cấu thưởng theo KPI.

3.2. Bảo mật dữ liệu lương theo chuẩn ISO

Dữ liệu lương là một trong những thông tin nhạy cảm nhất của doanh nghiệp. HR2B là một trong những đơn vị nhân sự tiên phong đạt chứng nhận Hệ thống quản lý an toàn thông tin ISO 27001:2022, áp dụng cho dịch vụ quản lý tiền lương. Tiêu chuẩn này quy định chặt chẽ ai được tiếp cận dữ liệu, dữ liệu được lưu trữ ra sao và xử lý thế nào khi có sự cố.

3.3. Cung cấp dịch vụ chính xác, phù hợp, tận tâm

HR2B kết hợp độ chính xác và tuân thủ của một công ty kế toán với góc nhìn của bộ phận nhân sự. Ngoài việc tính đúng, HR2B còn tư vấn cho doanh nghiệp về các vấn đề quan hệ lao động thường phát sinh liên quan tới tiền lương, dựa trên dữ liệu thị trường thực tế.

4. Doanh nghiệp nào nên thuê dịch vụ làm bảng lương?

Các doanh nghiệp sau có thể cân nhắc thuê dịch vụ làm bảng lương từ các đơn vị uy tín:

• Doanh nghiệp chưa có chuyên viên C&B: Việc tính lương đang do kế toán hoặc nhân sự tổng hợp kiêm nhiệm, dễ sai khi quy định thay đổi.
• Doanh nghiệp FDI mới vào Việt Nam: Chưa quen quy định về bảo hiểm, thuế TNCN và lương của người lao động nước ngoài, trong khi cần vận hành đúng luật ngay từ kỳ lương đầu tiên.
• Doanh nghiệp có cơ cấu lương phức tạp: Làm việc theo ca, nhiều chi nhánh, lương theo sản phẩm hoặc thưởng theo KPI khiến file Excel ngày càng khó kiểm soát.
• Doanh nghiệp vừa mất nhân sự phụ trách lương: Thuê ngoài giúp kỳ lương không bị gián đoạn trong lúc tuyển người thay thế.
• Doanh nghiệp cần bảo mật thông tin lương: Đặc biệt là lương cấp quản lý, vốn không nên để nhiều người trong nội bộ tiếp cận.

5. Câu hỏi thường gặp về dịch vụ làm bảng lương

5.1. Chi phí dịch vụ làm bảng lương là bao nhiêu?

Chi phí phụ thuộc vào số lượng người lao động, độ phức tạp của cơ cấu lương và phạm vi dịch vụ doanh nghiệp lựa chọn. HR2B báo giá theo nhu cầu cụ thể sau khi trao đổi về quy mô và cách tính lương hiện tại của doanh nghiệp.

5.2. Dữ liệu lương của doanh nghiệp được bảo mật như thế nào?

HR2B áp dụng hệ thống kiểm soát thông tin chặt chẽ và đạt chứng nhận ISO 27001:2022 về an toàn thông tin. Quyền truy cập dữ liệu lương được giới hạn và kiểm soát theo tiêu chuẩn này.

5.3. Chuyển từ Excel sang dịch vụ của HR2B có phức tạp không?

Không. Doanh nghiệp chỉ cần cung cấp bảng lương hiện tại, chính sách lương thưởng và dữ liệu nhân sự. HR2B chuẩn hóa cấu trúc và đối chiếu với cách tính cũ trước kỳ lương đầu tiên để đảm bảo không có chênh lệch ngoài ý muốn.

5.4. Nếu bảng lương bị sai, ai chịu trách nhiệm?

Trách nhiệm của mỗi bên được quy định rõ trong hợp đồng dịch vụ. Khi phát hiện sai sót, HR2B kiểm tra nguyên nhân, điều chỉnh bảng lương và phối hợp với doanh nghiệp để xử lý với người lao động.

5.5. Doanh nghiệp ít nhân viên có thuê được dịch vụ không?

Có. Phạm vi và chi phí dịch vụ được điều chỉnh theo quy mô nhân sự, nên doanh nghiệp nhỏ vẫn có thể thuê ngoài phần việc tốn thời gian và dễ sai nhất như kê khai bảo hiểm, thuế TNCN.

Sử dụng dịch vụ làm bảng lương giúp doanh nghiệp trả lương chính xác, đúng hạn và đúng luật mà không phải tự vận hành từng kỳ lương. Với hơn 20 năm kinh nghiệm quản trị lương, chứng nhận bảo mật ISO 27001:2022 và góc nhìn của một đơn vị nhân sự, HR2B phù hợp với cả doanh nghiệp đang chuyển từ Excel sang lẫn doanh nghiệp FDI cần vận hành chuẩn ngay từ đầu. Tìm hiểu chi tiết và nhận tư vấn tại trang dịch vụ của HR2B ngay hôm nay.