Gói tính lương theo yêu cầu là gì? Lợi ích và cách chọn gói phù hợp

Mỗi doanh nghiệp có một cách vận hành quỹ lương riêng. Khi các phần mềm hoặc dịch vụ tính lương quy chuẩn không thể đáp ứng đầy đủ những đặc thù đó, gói tính lương theo yêu cầu trở thành giải pháp được nhiều doanh nghiệp tìm đến. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ gói tính lương theo yêu cầu là gì, gồm những hình thức nào và cần dựa vào tiêu chí nào để lựa chọn đơn vị cung cấp phù hợp.

Tóm tắt nhanh:

• Gói tính lương theo yêu cầu là giải pháp tính lương được thiết kế, tùy chỉnh theo quy chế lương, thưởng và chính sách nhân sự riêng của từng doanh nghiệp thay vì áp dụng quy trình cố định giống nhau.
• Doanh nghiệp cần gói này khi có công thức lương đặc thù như lương 3P, lương KPI, lương khoán, đồng thời muốn bảo mật dữ liệu lương và cập nhật đúng quy định thuế, bảo hiểm.
• Một gói tính lương theo yêu cầu thường bao gồm tính lương theo công thức riêng, quản lý thuế và bảo hiểm bắt buộc, báo cáo quản trị, tư vấn tuân thủ pháp luật và cổng thông tin tự phục vụ cho nhân viên.
• Gói này phù hợp với doanh nghiệp có công thức lương phức tạp, có yếu tố nước ngoài, nhiều chi nhánh hoặc doanh nghiệp vừa và nhỏ cần giải pháp linh hoạt, tối ưu chi phí.

1. Gói tính lương theo yêu cầu là gì?

Gói tính lương theo yêu cầu là hình thức dịch vụ hoặc giải pháp tính lương được thiết kế, tùy chỉnh dựa trên quy chế lương, thưởng và chính sách nhân sự riêng của từng doanh nghiệp, thay vì áp dụng một quy trình tính lương cố định, giống nhau cho mọi khách hàng. Đơn vị cung cấp sẽ khảo sát công thức lương hiện tại của doanh nghiệp, sau đó xây dựng lại quy trình tính lương, khấu trừ thuế và bảo hiểm theo đúng chính sách đó.

2. Vì sao doanh nghiệp cần gói tính lương theo yêu cầu?

Nhu cầu sử dụng gói tính lương theo yêu cầu xuất phát từ một số vấn đề thực tế mà doanh nghiệp thường gặp phải trong quá trình vận hành lương, thưởng:

• Công thức lương có tính đặc thù cao: Nhiều doanh nghiệp áp dụng đồng thời nhiều cách tính lương khác nhau như lương 3P, lương theo KPI, lương khoán theo sản phẩm… Những công thức này thường vượt quá khả năng đáp ứng của các phần mềm tính lương tiêu chuẩn.
• Yêu cầu bảo mật dữ liệu lương: Thông tin lương, thưởng là dữ liệu nhạy cảm, cần được kiểm soát chặt chẽ để tránh rò rỉ trong nội bộ doanh nghiệp. Một gói tính lương được thiết kế chuyên biệt cho phép phân quyền truy cập rõ ràng, giới hạn số người có thể xem hoặc chỉnh sửa dữ liệu bảng lương.
• Áp lực tuân thủ quy định thuế và bảo hiểm: Các quy định về thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp thường xuyên được điều chỉnh. Doanh nghiệp sử dụng gói tính lương theo yêu cầu từ các đơn vị chuyên nghiệp sẽ được cập nhật và áp dụng đúng quy định pháp luật mới nhất mà không cần tự theo dõi.
• Tiết kiệm thời gian, giảm sai sót: Việc tính lương thủ công hoặc bằng nhiều file Excel rời rạc dễ gây ra sai sót, đồng thời tiêu tốn nhiều thời gian của bộ phận nhân sự, đặc biệt khi số lượng nhân sự tăng lên. Một gói tính lương được thiết kế đúng nhu cầu giúp tự động hóa phần lớn quy trình này.

3. Một gói tính lương theo yêu cầu thường bao gồm những hạng mục gì?

Tùy vào nhà cung cấp và nhu cầu cụ thể, một gói tính lương theo yêu cầu thường bao gồm các hạng mục sau:

• Tính lương và các khoản trích theo lương theo đúng công thức của doanh nghiệp.
• Quản lý và kê khai thuế thu nhập cá nhân.
• Quản lý bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp bắt buộc.
• Lập báo cáo lương, báo cáo quản trị nội bộ theo từng cấp độ.
• Tư vấn tuân thủ pháp luật lao động và các thay đổi về chính sách.
• Cổng thông tin tự phục vụ cho nhân viên để tra cứu phiếu lương, chấm công, nghỉ phép, làm thêm giờ.

4. Gói tính lương theo yêu cầu phù hợp với doanh nghiệp nào?

Gói tính lương theo yêu cầu phù hợp với các nhóm doanh nghiệp sau:

• Doanh nghiệp có công thức lương phức tạp hoặc đặc thù theo ngành, ví dụ sản xuất, bán lẻ, dịch vụ có nhiều hình thức lương khác nhau
• Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, có lao động là người nước ngoài, cần tuân thủ đồng thời nhiều quy định
• Doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoặc đang trong giai đoạn tăng trưởng nhanh về quy mô nhân sự
• Doanh nghiệp vừa và nhỏ cần một giải pháp linh hoạt, tối ưu chi phí thay vì đầu tư hệ thống tính lương cố định ngay từ đầu

5. Tiêu chí lựa chọn gói tính lương theo yêu cầu phù hợp

Để chọn được gói tính lương theo yêu cầu phù hợp, doanh nghiệp nên đánh giá dựa trên các tiêu chí sau:

• Khả năng tùy chỉnh công thức lương: Đơn vị cung cấp cần có khả năng xây dựng công thức tính lương đúng theo quy chế hiện có của doanh nghiệp, thay vì yêu cầu doanh nghiệp thay đổi quy trình để phù hợp với hệ thống có sẵn.
• Mức độ bảo mật dữ liệu: Nên ưu tiên các đơn vị có chứng nhận về an toàn thông tin như ISO/IEC 27001, đảm bảo dữ liệu lương được bảo vệ trong suốt quá trình xử lý.
• Kinh nghiệm và năng lực xử lý: Số lượng khách hàng, số lượng bảng lương xử lý hằng tháng và kinh nghiệm trong ngành là các chỉ số phản ánh năng lực thực tế của đơn vị cung cấp.
• Khả năng mở rộng theo quy mô: Gói dịch vụ cần có khả năng thêm tính năng hoặc mở rộng số lượng nhân sự xử lý khi doanh nghiệp tăng trưởng, mà không phát sinh chi phí chuyển đổi lớn.
• Chi phí minh bạch, trả đúng nhu cầu: Doanh nghiệp nên chọn gói cho phép chi trả theo đúng hạng mục sử dụng, tránh phải mua trọn gói với các tính năng không cần thiết.
• Dịch vụ tư vấn tuân thủ đi kèm: Đây là yếu tố quan trọng với doanh nghiệp có quy mô lớn hoặc có yếu tố nước ngoài, giúp giảm rủi ro pháp lý liên quan đến lao động và thuế.

6. Gói tính lương theo yêu cầu tại HR2B

HR2B là công ty tư vấn nhân sự tại Việt Nam với hơn 20 năm kinh nghiệm, hoạt động theo các tiêu chuẩn quốc tế trong các lĩnh vực tuyển dụng cấp cao, quản lý tiền lương và thuê ngoài nhân sự.

Với dịch vụ quản lý tiền lương (Payroll Outsourcing), HR2B xây dựng cấu trúc và công thức lương riêng cho từng khách hàng theo đúng chính sách nội bộ, đồng thời đảm nhận toàn bộ các nghiệp vụ liên quan như lập bảng lương hằng tháng, quản lý thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm xã hội – y tế – thất nghiệp bắt buộc, kinh phí công đoàn và báo cáo sử dụng lao động theo quy định.

HR2B đã thực hiện hơn 500.000 giao dịch tính lương với độ chính xác 99,95% và tỷ lệ đúng hạn 99,98%. Hệ thống quản lý an toàn thông tin của HR2B cũng đạt chứng chỉ ISO/IEC 27001:2022, đảm bảo dữ liệu lương của khách hàng được bảo mật ở cấp độ cao trong suốt quá trình hợp tác. Liên hệ với HR2B ngay hôm nay để được tư vấn nhanh chóng và chi tiết.

7. Câu hỏi thường gặp về gói tính lương theo yêu cầu

7.1. Gói tính lương theo yêu cầu khác gì so với phần mềm tính lương có sẵn?

Điểm khác biệt cơ bản nằm ở khả năng tùy biến. Phần mềm tính lương có sẵn áp dụng quy trình cố định giống nhau cho mọi khách hàng, trong khi gói tính lương theo yêu cầu được khảo sát và xây dựng lại theo đúng công thức lương, chính sách nhân sự riêng của từng doanh nghiệp.

7.2. Doanh nghiệp nhỏ có cần gói tính lương theo yêu cầu không hay chỉ doanh nghiệp lớn mới cần?

Gói này không chỉ dành cho doanh nghiệp lớn. Doanh nghiệp vừa và nhỏ cần giải pháp linh hoạt, tối ưu chi phí thay vì đầu tư hệ thống tính lương cố định ngay từ đầu cũng là một trong những nhóm phù hợp với gói tính lương theo yêu cầu.

7.3. Chi phí gói tính lương theo yêu cầu có cố định không?

Chi phí gói tính lương theo yêu cầu không cố định mà thay đổi tùy thuộc vào quy mô và khối lượng công việc thực tế của từng doanh nghiệp.

7.4. Làm sao biết một đơn vị cung cấp gói tính lương theo yêu cầu có đủ năng lực xử lý dữ liệu bảo mật?

Doanh nghiệp nên ưu tiên các đơn vị có chứng nhận an toàn thông tin, đồng thời xem xét số lượng khách hàng, số lượng bảng lương xử lý hằng tháng và kinh nghiệm thực tế trong ngành như những chỉ số phản ánh năng lực.

Gói tính lương theo yêu cầu giúp doanh nghiệp xử lý bảng lương đúng theo quy chế riêng, đảm bảo bảo mật dữ liệu và tuân thủ quy định pháp luật về thuế, bảo hiểm luôn thay đổi. Việc lựa chọn đúng hình thức và đơn vị cung cấp không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn giảm thiểu rủi ro sai sót trong quá trình vận hành. Doanh nghiệp nên đánh giá kỹ các tiêu chí về khả năng tùy chỉnh, bảo mật và chi phí trước khi quyết định hợp tác với một đơn vị cung cấp.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang gặp khó khăn với công thức lương đặc thù và cần một gói tính lương được thiết kế đúng theo nhu cầu thực tế, hãy liên hệ với HR2B để được tư vấn và nhận báo giá phù hợp.