Hồ sơ xin việc gồm những gì? Cách viết chuẩn 2026

Hồ sơ xin việc gồm những gì là câu hỏi gần như ai cũng gặp khi bắt đầu tìm việc hoặc chuẩn bị chuyển việc. Phần lớn doanh nghiệp hiện nay chỉ yêu cầu CV ở vòng ứng tuyển, còn các giấy tờ pháp lý được nộp sau khi ứng viên nhận offer. Một số giấy tờ quen thuộc trước đây cũng đã thay đổi theo quy định mới. Bài viết tổng hợp đầy đủ những gì cần chuẩn bị cho từng giai đoạn và hướng dẫn cách viết từng thành phần sao cho chuẩn xác.

Tóm tắt nhanh:

• Hồ sơ xin việc là tập hợp tài liệu và giấy tờ ứng viên nộp cho nhà tuyển dụng, chia thành hai giai đoạn: khi ứng tuyển và khi nhận việc.
• Hồ sơ ứng tuyển thường gồm CV, thư xin việc và portfolio nếu vị trí yêu cầu.
• Hồ sơ nhận việc gồm thẻ căn cước, sơ yếu lý lịch, giấy khám sức khỏe, bản sao bằng cấp và các thông tin phục vụ tính lương như mã số thuế, mã số BHXH.
• Sổ hộ khẩu và chứng minh nhân dân không còn được dùng trong hồ sơ xin việc.

1. Hồ sơ xin việc là gì?

Hồ sơ xin việc (hay hồ sơ ứng tuyển) là tập hợp các tài liệu và giấy tờ mà ứng viên cung cấp cho nhà tuyển dụng. Bộ hồ sơ này giúp doanh nghiệp đánh giá mức độ phù hợp của ứng viên với vị trí, đồng thời là căn cứ để ký hợp đồng lao động và thực hiện các thủ tục nhân sự sau khi tuyển.

2. Hồ sơ xin việc gồm những gì?

Tùy doanh nghiệp và vị trí, thành phần hồ sơ có thể khác nhau, nhưng nhìn chung đều xoay quanh hai nhóm tài liệu dưới đây.

2.1. Hồ sơ khi ứng tuyển

• CV xin việc: Tài liệu bắt buộc và quan trọng nhất, tóm tắt kinh nghiệm, kỹ năng, học vấn và thành tích liên quan đến vị trí ứng tuyển.
• Thư xin việc (cover letter): Thư ngắn giải thích vì sao bạn phù hợp với vị trí và doanh nghiệp. Không phải nơi nào cũng yêu cầu, nhưng một lá thư được viết riêng cho từng công ty sẽ giúp hồ sơ của bạn nổi bật hơn.
• Portfolio: Cần thiết với các vị trí thiết kế, marketing, nội dung, công nghệ và ngày càng hữu ích với ứng viên cấp quản lý.
• Bản scan bằng cấp, chứng chỉ: Chỉ gửi khi tin tuyển dụng yêu cầu, ví dụ chứng chỉ ngoại ngữ hay chứng chỉ hành nghề.

2.2. Hồ sơ khi nhận việc

Sau khi nhận offer, doanh nghiệp sẽ yêu cầu các giấy tờ sau để hoàn thiện hợp đồng và thủ tục nhân sự:

2.3. Những giấy tờ không còn dùng trong hồ sơ xin việc

Nhiều mẫu hồ sơ và bài hướng dẫn cũ vẫn liệt kê những giấy tờ đã hết giá trị sử dụng:

• Sổ hộ khẩu: Đã không còn giá trị từ ngày 1/1/2023 theo Luật Cư trú 2020. Thông tin cư trú hiện được xác thực qua Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hoặc ứng dụng VNeID.
• Chứng minh nhân dân: Đã hết giá trị sử dụng từ ngày 1/1/2025 theo Luật Căn cước 2023 và được thay bằng thẻ căn cước.

Nếu doanh nghiệp vẫn yêu cầu những giấy tờ này, bạn có thể trao đổi để thay bằng thẻ căn cước hoặc giấy xác nhận thông tin cư trú.

3. Cách viết hồ sơ xin việc chuẩn xác

Một bộ hồ sơ chuẩn không cần cầu kỳ, nhưng mọi thông tin phải chính xác, nhất quán và được điều chỉnh theo đúng vị trí ứng tuyển.

3.1. Viết CV xin việc

• Giữ độ dài 1–2 trang: Ứng viên dưới 5 năm kinh nghiệm nên giới hạn trong một trang.
• Sắp xếp kinh nghiệm từ gần đến xa: Mỗi vị trí ghi rõ tên công ty, chức danh, thời gian làm việc và 2–4 ý về nhiệm vụ, thành tích.
• Viết thành tích bằng con số: Thay vì “phụ trách bán hàng”, hãy ghi “tăng doanh số khu vực 30% trong 12 tháng”.
• Điều chỉnh theo từng tin tuyển dụng: Đưa các kỹ năng và từ khóa xuất hiện trong mô tả công việc lên phần đầu CV, miễn là bạn thực sự có những kỹ năng đó.

3.2. Viết thư xin việc

Thư xin việc nên dài 3–4 đoạn ngắn: mở đầu nêu vị trí ứng tuyển và nguồn biết đến tin, đoạn giữa chứng minh sự phù hợp bằng 1–2 thành tích cụ thể, đoạn cuối thể hiện mong muốn được phỏng vấn. Tránh chép lại nội dung CV; thư xin việc nên giải thích vì sao bạn chọn doanh nghiệp này và bạn sẽ đóng góp gì.

Tải ngay mẫu đơn xin việc mới nhất tại đây!

3.3. Khai sơ yếu lý lịch

Sơ yếu lý lịch cần được khai đầy đủ, rõ ràng bằng một màu mực. Họ tên, ngày sinh, số thẻ căn cước và nơi cư trú phải khớp hoàn toàn với thẻ căn cước. Phần quá trình học tập và công tác cũng nên thống nhất về mốc thời gian với CV đã nộp.

Tham khảo mẫu sơ yếu lý lịch tại đây!

3.4. Sắp xếp bộ hồ sơ giấy

Thứ tự thường được áp dụng là: đơn hoặc thư xin việc, CV, sơ yếu lý lịch, bản sao thẻ căn cước, bản sao bằng cấp và chứng chỉ, giấy khám sức khỏe, cuối cùng là ảnh thẻ. Ngoài bì hồ sơ nên ghi họ tên, số điện thoại và vị trí ứng tuyển để bộ phận nhân sự dễ phân loại.

3.5. Gửi hồ sơ qua email hoặc cổng tuyển dụng

• Dùng định dạng PDF: Giữ nguyên bố cục trên mọi thiết bị.
• Đặt tên file rõ ràng: Ví dụ “CV_NguyenVanA_KeToanTongHop.pdf”.
• Viết tiêu đề email theo yêu cầu: Nếu tin tuyển dụng không quy định, dùng cấu trúc “Ứng tuyển [Vị trí] – [Họ tên]”.
• Chỉ gửi những gì được yêu cầu: Không đính kèm bản scan thẻ căn cước hay giấy tờ cá nhân khi chưa được doanh nghiệp yêu cầu, để hạn chế rủi ro lộ thông tin.

Nắm rõ hồ sơ xin việc gồm những gì ở từng giai đoạn giúp ứng viên chuẩn bị đúng và đủ ngay từ đầu. Khi mọi thông tin nhất quán, giấy tờ được cập nhật theo quy định hiện hành và nội dung được điều chỉnh theo từng vị trí, bộ hồ sơ không chỉ giúp bạn vượt qua vòng sàng lọc mà còn rút ngắn thời gian hoàn tất thủ tục sau khi trúng tuyển.