Những “bẫy pháp lý” trong tính lương mà doanh nghiệp thường mắc phải

Quản lý tiền lương ngày càng trở thành một hoạt động nhạy cảm và phức tạp trong doanh nghiệp, đặc biệt trong bối cảnh hệ thống pháp luật lao động liên tục cập nhật. Nhiều doanh nghiệp Việt Nam — bao gồm cả các tổ chức đã có bộ phận C&B chuyên trách — vẫn mắc phải các “bẫy pháp lý” khiến chi phí vận hành tăng cao, phát sinh tranh chấp và ảnh hưởng đến uy tín tuyển dụng.

Bài viết dưới đây tổng hợp những sai sót pháp lý phổ biến nhất trong quá trình tính lương, kèm lý giải chuyên sâu và gợi ý hướng khắc phục để doanh nghiệp tối ưu vận hành và đảm bảo tuân thủ.

1. Hiểu sai khái niệm “tiền lương ghi trong hợp đồng”

Một trong những nhầm lẫn phổ biến nhất là doanh nghiệp không phân biệt giữa mức lương theo hợp đồng, lương đóng BHXH, và tổng thu nhập thực nhận. Theo quy định, tiền lương ghi trong hợp đồng lao động bao gồm:

• Mức lương theo công việc/chức danh
• Phụ cấp lương
• Các khoản bổ sung khác xác định được mức tiền cụ thể

Hợp đồng lao động thể hiện rõ các khoản lương và phụ cấp theo quy định.

Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp thường cố tình hoặc vô tình chỉ ghi “lương cơ bản” trong hợp đồng rồi đưa phụ cấp, thưởng, hỗ trợ ra ngoài để giảm chi phí đóng BHXH. Đây là một rủi ro pháp lý lớn vì:

• Cơ quan bảo hiểm có quyền truy thu BHXH tối đa 5 năm.
• Doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính theo Nghị định 12/2022.
• Người lao động có thể khởi kiện khi quyền lợi về chế độ bị ảnh hưởng.

Giải pháp: Chuẩn hóa cơ cấu lương theo đúng quy định, tách rõ khoản nào đóng/không đóng BHXH, cập nhật kịp thời khi có thay đổi chính sách.

2. Sai sót trong quy định và chi trả tiền làm thêm giờ

Tiền làm thêm giờ (OT) luôn là một “điểm nóng” vì liên quan trực tiếp đến quyền lợi người lao động. Tính sai OT là nguyên nhân của rất nhiều cuộc tranh chấp lao động tại Việt Nam. Một số lỗi phổ biến:

• Tính OT theo lương cơ bản thay vì lương giờ thực trả.
• Không phân biệt OT ngày thường – cuối tuần – lễ Tết.
• Tính thiếu phụ cấp hoặc khoản bổ sung khác trong đơn giá OT.
• Chưa áp dụng mức 300% ngày lễ, 200% ngày nghỉ, 150% ngày thường.
• Không lưu trữ đủ dữ liệu thời gian làm việc – vi phạm điều kiện chứng minh số giờ thực tế.

Mức phần trăm tính OT được thể hiện đầy đủ theo từng loại ngày công.

Từ giai đoạn 2024–2025, nhiều doanh nghiệp khi bị thanh tra lao động đã phải truy trả chênh lệch làm thêm giờ (OT) và chịu mức phạt do áp dụng sai đơn giá. Để tránh rủi ro tương tự, doanh nghiệp cần xây dựng ma trận OT chuẩn, liên kết trực tiếp với hệ thống chấm công nhằm đảm bảo mọi giờ làm thêm đều được tính đúng theo luật. Bên cạnh đó, việc ứng dụng phần mềm tính lương hoặc sử dụng dịch vụ outsource chuyên nghiệp giúp giảm thiểu sai sót và tăng tính minh bạch trong vận hành. Toàn bộ dữ liệu liên quan đến chấm công – tiền lương – OT cũng cần được lưu trữ tối thiểu 05 năm trên hệ thống an toàn để đáp ứng yêu cầu kiểm tra khi cần.

3. Không cập nhật kịp thời mức lương tối thiểu vùng mới

Trong giai đoạn 2022–2025, mức lương tối thiểu vùng tại Việt Nam liên tục được điều chỉnh nhằm bù đắp lạm phát và cải thiện năng suất lao động. Tuy nhiên trên thực tế, nhiều doanh nghiệp vẫn bỏ sót thời điểm cập nhật, dẫn đến việc tiếp tục áp dụng mức lương cũ ngay cả khi nghị định mới đã có hiệu lực. Không ít đơn vị cũng quên điều chỉnh mức lương thử việc, học việc theo tỷ lệ từ lương tối thiểu mới hoặc không cập nhật mức đóng BHXH tối thiểu cho nhóm lao động có thu nhập thấp.

Những sai sót này có thể khiến doanh nghiệp đối mặt với nhiều hệ quả pháp lý nghiêm trọng. Cụ thể, mức xử phạt hành chính có thể dao động từ 20–75 triệu đồng tùy số lượng lao động bị ảnh hưởng. Ngoài ra, doanh nghiệp còn có nguy cơ bị truy thu phần chênh lệch lương, kéo theo tiền lãi phạt do đóng thiếu trong thời gian dài. Những trường hợp người lao động phản ánh công khai trên mạng xã hội cũng gây ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín thương hiệu tuyển dụng.

Để phòng tránh rủi ro, các doanh nghiệp cần thiết lập cơ chế kiểm soát định kỳ, chẳng hạn như quarterly review, nhằm rà soát lại toàn bộ hệ thống lương khi cơ quan quản lý ban hành nghị định mới. Việc xây dựng quy trình cập nhật tự động và phân công rõ trách nhiệm giữa HR – Payroll – Compliance sẽ giúp doanh nghiệp duy trì sự tuân thủ và hạn chế tối đa sai phạm liên quan đến lương tối thiểu vùng.

4. Nhầm lẫn trong việc xác định thu nhập chịu thuế TNCN

Danh mục các khoản chịu thuế và miễn thuế được phân loại rõ ràng.

Tính thuế thu nhập cá nhân (TNCN) sai là lý do hàng đầu khiến doanh nghiệp bị truy thu thuế trong các đợt thanh kiểm tra. Một số “bẫy pháp lý” thường gặp:

4.1. Tính sai các khoản miễn thuế

Doanh nghiệp thường áp dụng thiếu hoặc sai các quy định liên quan đến khoản ăn ca 730.000đ/tháng, hỗ trợ điện thoại, đồng phục, công tác phí, phụ cấp nhà – xe – xăng (tùy trường hợp). Việc xác định nhầm tính chất khoản chi — có chịu thuế hay không, có tính vào thu nhập chịu thuế TNCN hay không — dễ dẫn đến tình trạng doanh nghiệp đóng thuế nhiều hơn hoặc ít hơn mức quy định, gây rủi ro pháp lý và làm phát sinh nghĩa vụ truy thu, phạt chậm nộp trong các đợt thanh kiểm tra.

4.2. Không khấu trừ theo đúng biểu thuế lũy tiến

 Một số doanh nghiệp vẫn khấu trừ thuế TNCN theo biểu thuế lũy tiến cũ hoặc chưa cập nhật mức giảm trừ gia cảnh mới nhất, khiến số thuế phải nộp bị tính sai ngay từ bước đầu. Sai sót này không chỉ ảnh hưởng trực tiếp đến thu nhập thực nhận của người lao động mà còn khiến doanh nghiệp đối mặt với nguy cơ truy thu và phạt chậm nộp khi bị thanh tra. Đặc biệt, nếu hệ thống payroll không được chuẩn hóa và tự động cập nhật, lỗi khấu trừ sai có thể kéo dài nhiều kỳ, làm tăng mức độ rủi ro đáng kể.

4.3. Không quyết toán TNCN đúng hạn

Nhiều doanh nghiệp vẫn quên quyết toán thuế TNCN hoặc nộp hồ sơ muộn, dẫn đến phạt nộp chậm, bị đánh giá thấp về năng lực quản trị tài chính và thậm chí phát sinh khiếu nại từ nhân viên do số liệu thuế không khớp. Điều này làm giảm uy tín nội bộ và tạo rủi ro lớn trong các đợt thanh tra thuế hoặc kiểm toán.

Để tránh sai sót, doanh nghiệp cần cập nhật đầy đủ danh mục miễn thuế theo Thông tư 111/2013 và các văn bản sửa đổi mới nhất, đồng thời tự động hóa quá trình khấu trừ – quyết toán bằng phần mềm hoặc công cụ chuyên nghiệp. Cách làm này giúp giảm lỗi thủ công, tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính tuân thủ theo quy định hiện hành.

5. Vi phạm quy định về thời giờ làm việc – nghỉ ngơi

Khung thời gian làm việc – nghỉ ngơi là yếu tố then chốt ảnh hưởng trực tiếp đến cách tính lương, tăng ca và các chế độ phúc lợi. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn bố trí lịch làm việc chưa tuân thủ quy định 48 giờ/tuần (hoặc 40 giờ/tuần nếu đã cam kết), không đảm bảo thời gian nghỉ giữa ca cho lao động làm việc từ 6 giờ trở lên, hoặc triển khai ca đêm nhưng không chi trả phụ cấp 30% theo luật. Việc sắp xếp ca kíp thiếu chuẩn hóa cũng dễ dẫn đến tình trạng lách luật trong tính giờ làm thêm mà doanh nghiệp không nhận ra.

Lịch làm việc và thời gian nghỉ ngơi được thiết lập đúng tiêu chuẩn luật lao động.

Những sai sót này khiến doanh nghiệp đối mặt với nhiều rủi ro. Từ việc bị yêu cầu truy trả đầy đủ quyền lợi cho người lao động, cho đến nguy cơ bị xử phạt khi bị thanh tra. Người lao động cũng có thể khiếu nại lên Thanh tra Sở LĐ–TB&XH hoặc Công đoàn khi quyền lợi không được đảm bảo, làm ảnh hưởng đến uy tín, hình ảnh và khả năng giữ chân nhân sự của doanh nghiệp.

Để hạn chế rủi ro, doanh nghiệp cần chuẩn hóa thang – bảng lương gắn với mô hình ca kíp và công khai toàn bộ quy định về thời giờ làm việc – nghỉ ngơi ngay từ đầu. Việc minh bạch và đồng bộ hóa quy trình giúp đảm bảo tuân thủ pháp luật, tạo sự công bằng nội bộ và nâng cao mức độ gắn kết của đội ngũ.

6. Trả lương không đúng hạn và không lưu trữ đầy đủ chứng từ

Một trong những sai sót phổ biến nhưng gây rủi ro lớn là trả lương không đúng hạn. Theo quy định, nếu doanh nghiệp chậm trả lương quá 15 ngày, bắt buộc phải thanh toán thêm tiền lãi tương ứng với số tiền và số ngày chậm trả. Điều này không chỉ khiến chi phí tăng lên mà còn ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp trong mắt người lao động.

Bên cạnh đó, nhiều đơn vị còn thiếu quy trình quản lý hồ sơ payroll bài bản như không sao lưu bảng lương và chứng từ đối soát, không có chữ ký điện tử hoặc biên nhận lương đầy đủ, cũng như không lập file nhật ký xử lý bảng lương cho từng kỳ. Khi xảy ra tranh chấp hoặc có đoàn thanh tra, việc thiếu các chứng từ này khiến doanh nghiệp không có cơ sở pháp lý để chứng minh đã chi trả đúng quy định, dẫn đến nguy cơ bị xử phạt hoặc tranh chấp kéo dài.

Để giảm thiểu rủi ro, doanh nghiệp cần chuẩn hóa quy trình payroll SOP và áp dụng hệ thống phần mềm lưu trữ chứng từ điện tử có khả năng truy xuất dữ liệu trong 5–10 năm. Việc xây dựng nền tảng quản trị minh bạch – nhất quán không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn tăng sự tin tưởng của người lao động đối với tổ chức.

7. Tính sai lương ngày nghỉ lễ, phép năm và chế độ đặc thù

Nhiều doanh nghiệp vẫn mắc lỗi trong việc tính lương cho các nhóm ngày đặc biệt như ngày nghỉ lễ hưởng nguyên lương, phép năm, nghỉ việc riêng có hoặc không hưởng lương, nghỉ theo chế độ BHXH (thai sản, ốm đau…) hoặc nghỉ không lương kéo dài. Đây là những nhóm ngày có quy định tính lương khác nhau, vì vậy chỉ một sai sót nhỏ cũng có thể dẫn đến chênh lệch đáng kể trong thu nhập thực nhận của người lao động.

Nguyên nhân chủ yếu xuất phát từ việc doanh nghiệp chưa xây dựng quy định rõ ràng trong nội quy lao động, không đối chiếu dữ liệu với cơ quan BHXH, hoặc không cập nhật các chính sách quan trọng như quy định chi trả phép tồn khi người lao động không nghỉ trong 5 năm liên tiếp. Những thiếu sót này dễ dẫn đến thất thoát ngân sách hoặc gây tranh chấp nội bộ vì nhân viên cho rằng quyền lợi của họ bị tính thiếu.

Ngày phép năm và ngày lễ được phân loại rõ theo quy định pháp luật.

Để khắc phục, doanh nghiệp cần chuẩn hóa hệ thống phân loại ngày công, đồng thời liên kết chặt chẽ dữ liệu giữa HRM – Payroll – BHXH nhằm bảo đảm tính nhất quán và minh bạch. Cách làm này không chỉ giúp tuân thủ quy định pháp luật mà còn tăng tính công bằng trong quản trị nhân sự.

8. Tự xây dựng bảng lương nhưng thiếu rà soát pháp lý định kỳ

Nhiều doanh nghiệp tự xây dựng cơ cấu lương từ những giai đoạn đầu, nhưng theo thời gian bảng lương dần trở nên lỗi thời so với quy định pháp luật mới, mô hình kinh doanh thay đổi, cách tổ chức công việc phát triển hoặc chính sách phúc lợi nội bộ được điều chỉnh. Khi hệ thống lương không còn phù hợp, doanh nghiệp rất dễ rơi vào các “bẫy pháp lý” như xác định sai tỷ lệ đóng BHXH, tính sai các khoản chịu thuế, áp dụng sai công thức OT hoặc không đáp ứng mức lương tối thiểu vùng. Điều này không chỉ dẫn đến rủi ro thanh tra mà còn khiến doanh nghiệp khó xây dựng định mức lương theo từng vị trí.

Giải pháp là doanh nghiệp nên rà soát và hiệu chỉnh hệ thống lương ít nhất 1–2 lần mỗi năm, đồng thời kết hợp kiểm toán nội bộ hoặc sử dụng dịch vụ Payroll Audit chuyên nghiệp. Cách tiếp cận này giúp phát hiện lỗ hổng sớm, đảm bảo tính tuân thủ và tối ưu hóa hệ thống lương theo đúng quy định pháp luật và thực tế vận hành.

9. Thiếu quy trình kiểm soát rủi ro.

Từ năm 2025 trở đi, nhiều doanh nghiệp quy mô vừa và lớn bắt đầu chú trọng xây dựng mô hình quản trị rủi ro tuân thủ payroll nhằm hạn chế sai sót và tăng tính minh bạch. Mô hình này bao gồm các yếu tố quan trọng như ma trận phân quyền phê duyệt, kiểm tra chéo dữ liệu, nhật ký vận hành theo từng kỳ lương, rà soát tự động bằng AI và hệ thống báo cáo tuân thủ theo chuẩn ESG. Đây là nền tảng giúp doanh nghiệp kiểm soát toàn diện quá trình tính – chi – lưu trữ dữ liệu lương.

Những doanh nghiệp không thiết lập hệ thống quản trị rủi ro bài bản thường dễ mắc sai sót ở các khâu tưởng nhỏ nhưng ảnh hưởng lớn, như sai mã số thuế, sai mức giảm trừ, chậm cập nhật phụ cấp hoặc bỏ sót chi phí khoán. Để khắc phục, doanh nghiệp cần chuẩn hóa quy trình bằng tài liệu SOP, đào tạo định kỳ và triển khai các giải pháp tự động hóa phù hợp để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ lâu dài.

Tính lương không chỉ là nghiệp vụ hành chính, mà là mảng pháp lý – tài chính đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối. Doanh nghiệp càng phát triển, số lượng nhân sự càng lớn thì rủi ro payroll càng tăng theo cấp số nhân.

HR2B cung cấp dịch vụ tính lương (Payroll Outsourcing) với các lợi thế vượt trội:

• Đảm bảo 100% tuân thủ pháp luật lao động – BHXH – thuế TNCN
• Quy trình bảo mật tiêu chuẩn quốc tế
• Tự động hóa giảm lỗi thủ công
• Báo cáo minh bạch, đối soát dễ dàng
• Đội ngũ chuyên gia C&B và pháp lý đồng hành

HR2B hiện đang là đối tác payroll của hàng trăm doanh nghiệp FDI và tập đoàn lớn tại Việt Nam. Nếu doanh nghiệp của bạn đang muốn kiểm soát rủi ro, tối ưu chi phí và chuẩn hóa hệ thống lương, HR2B sẵn sàng đồng hành.